2021年度新卒採用 スタートしました。
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連載コラム
『RPA活用事例』
第3回 受注入力代行処理
2019.11.1
業務背景
今回取り上げるお題は「営業さんが受注内容をExcelに記録している。営業事務さんはその内容を元に受注管理システムに入力している」という業務です。
実際にこのような事例があるかどうかはわかりませんが、今回ポイントとして取り上げたい「繰り返し処理を定義することの重要性」を実感していただくには適した事例ですので、お付き合いください。
ロボットの概要
今回作成するロボットは営業事務さんの身代わりとなるものです。ですので、営業事務さんの普段の作業を分解するところから始めてみましょう。
“業務背景”の章で挙げた業務にあたって営業事務さんの作業は以下のような流れになっていると思います。
<準備段階>
①入力先の受注管理システムを開きログインする。
②営業さんが記録したExcelファイルを開く。
<メイン処理>
③Excel1行目の情報を読み出す。
④Excelの内容を受注管理システムに入力して、登録ボタンを押す。
⑤Excel2行目の情報を読み出す…Excel最後の行まで繰り返す。
準備段階の処理は比較的簡単です。受注管理システムのURLでブラウザを起動してログイン画面のID欄、パスワード欄に代理入力する仕組みを定義します。
本当はIDとパスワードはセキュリティ保護のためにスクランブルをかけた方がよいのですが、ここではイメージのしやすさのために平文にしています。
この手続きでログインができましたので、準備の②Excelファイルを開く処理を行います。
開くファイルを宣言するのはもちろんですが、同時に何列目にどんな情報が入っているかを宣言しておきます。
ここでは
1列目=customer=顧客名
2列目=item=商品名
3列目=money=代金
が入っているかを表しています。
※ecoLLabo RPAの基本機能ではCSVファイルを読み込むことになりますので、当業務例ではExcelを最初にCSV形式で保存し直しています。
以上で準備が終わりましたので、メインの処理に入ります。
メインの処理を作るカギが「繰り返し定義」です。
ファイルを開いてみると上記のような内容が入っています。実際に営業事務さんが業務をする場合は、このファイルを見て「今日は3件入力しなければいけないね」とすぐに判別できると思いますが、このファイルの内容は日によって異なるはずで、100件入っている営業成績好調な日もあれば、1件も入っていない残念な日もあります。なので「3行分入力処理を繰り返す」という定義にしてしまうのはあまり歓迎できません。せっかく100件受注できたのに3件しか入力しないのも困りますし、1件も入っていない日は無駄に3周入力処理をすることになります。
繰り返しを定義するときに重要なのは、どういう状態の時に繰返しを継続して、どういう状態になったら終了するかという終了条件を明確にすることです。終了条件は回数で設定することもありますし、状態の変化(例えば、名簿を年齢順に並べて「20歳以上になったら終了」という風に)で設定することもあります。
今回の例では「Excelファイルが最終行に達するまで繰り返し」と定義することで実現できます。その繰り返しの中でExcelファイル1行分の情報を受注管理システムに入力する処理を定義します。
赤枠で囲った2か所が繰り返しの始点と終点で、この2つに囲まれた緑枠の部分がExcel1行分の情報を受注管理システムに入力する処理です。
まとめ
普段の業務では「繰り返しの終了条件」ということをあまり明確に意識しないかもしれませんが、本当は暗黙裡に自分の中で終了条件を定めて業務に臨んでいるはずですね。この条件を明確に伝えてあげれば、ロボットは業務効率化の強い味方になることと思います。
2020年度新卒社員の内定式を行いました!
内定者全員にご出席いただき、内定者へ採用内定通知書の手交が執り行われ、これをもって正式内定となりました。
役員との懇談会では、社長から内定者へお祝いの言葉とともに、会社にとって欠かせない「人財」となってほしいという思いを込めて、メッセージを贈られました。
懇親会では、内定者一人ひとりが前に出て自己紹介を行いました。
緊張しながらも堂々とお話されており、今後の皆様の成長がより一層楽しみになりました。
自己紹介が終わった後は、役員と和やかなムードで親睦を深めて頂きました。
2020年度新卒採用 募集終了しました。
連載コラム
『RPA活用事例』
第2回 たくさんある業務サーバの動作確認
2019.10.8
業務背景
運用管理ソフトで一括管理できるようにする方法もありますが、単純に人が目視で動作確認をするような場合であれば確認業務をロボットに代行してもらうことも一手です。
今回はそのような事例をご紹介します。
ロボットの概要
1.異常な状態の検知
そこで逆転の発想で「正常じゃない状態を異常とする」という検知の仕方を考えてみましょう。
正常な状態の画面の画像を定義しておいて
この画像が見つからなければ「正常ではない=異常」と判断するという作戦です。
ただし、上記の画面には“顧客名”、“住所”という欄があり、この値は状況によって変わりうるとします。その場合、上記の画像全体を記憶して画像検索をしてしまうと、正常か異常かの判断が誤ってしまう可能性があります。
なので、可変な領域を避けて画像を記憶させておくことにします。
そして、画像検索の結果、見つかったか/見つからなかったかの条件分岐を定義します。
2.異常検知時の業務デザイン
例えば、確認結果を人間に知らせる方法では
- ●正常でも異常でも検知するごとにログに残す
- ●正常な時はそのまま、異常な時のみ担当者にメールをする
というバリエーションが考えられます。
また、確認処理を継続するかどうかも
- ●異常が検知された時点で確認処理をやめる
- ●異常が検知されればログやメールを残すが確認処理は継続する
というバリエーションが考えられます。
これらの業務デザインを決めた上で、ロボットにふるまいを教えてあげます。
まとめ
特に難しいことは考えないでいいのですが、日頃、自然な流れでやっている業務をあらためて見つめ直す必要があるかもしれません。
「自分は何を見て異常かどうかを判断しているのだろう」
「自分は異常が検知されたときにどういう対応をしているのだろう」
このあたりが分解できれば、ロボットは強い味方になってくれます。
連載コラム
『RPA活用事例』
第1回 活用事例一覧
2019.8.30
業務事例一覧
1.たくさんある業務サーバの動作確認 |
2.受注入力代行処理 |
3.期限切れ注意喚起メールの送信 |
4.バラバラのデータを取りまとめて1枚のレポートに |
5.Redmineを操作 |
6.作業手配の効率運営で管理者の負担を軽減 |
よろしくお願いします。
展示会への出展情報
8月6日、7日に大阪国際会議場で開催された、富士通フォーラム2019に出展させていただきました。
2日間で90名の方にブースにお越しいただきました。
当社ブースにご訪問頂いた方、大変ありがとうございました。
今年度はecoLLabo RPAを紹介させていただきました。
https://www.chuo-computer.co.jp/solution/1007.html
「RPAという言葉をよく聞くけど、どんなものか見てみたい」「RPAを使って業務効率化を図りたい」等様々なお話をさせていただきました。
RPAを用いた事例を連載形式の弊社ホームページのコラムで今月から毎月ご提案していく予定ですので、よかったらご参照ください。
展示会への出展情報
5月15日に東京流通センターで開催された富士通パートナー会得意技発表会に出展してきました。
ecoLLabo RPAを紹介させていただきました。
https://www.chuo-computer.co.jp/solution/1007.html
RPAというジャンルには依然注目度が高いようで、弊社ブースでも30名の方と名刺交換をさせて頂きました。
弊社ブースにご訪問頂いた方、大変ありがとうございました。