「コラム」カテゴリーアーカイブ

2021年度新入社員の入社式を行いました!

2021年4月1日(木)、2021年度新入社員の入社式を執り行いました。
例年、大阪で新入社員全員が集まって開催していましたが、
新型コロナウィルス感染対策のため、今年度は実施場所を大阪と東京の2拠点に分け、
両拠点をネットワークで繋いで開催する異例の式となりました。
 
大阪の様子
 
東京の様子
 
入社式では、社長からの新入社員へのお祝いの言葉とともに、一人ひとりが将来の中央コンピューターを
支える存在になって頂きたいという期待を込め、
1.自ら考え、自ら行動できる社員になる。
2.プロの自覚と向上心を持ち続ける。
3.いつも感謝の気持ちを忘れず、周りの人から信頼される人になる。
の3点をメッセージとして贈りました。
また、新入社員代表挨拶として、
「一社員として責任ある行動を心がけ、会社発展のために日々精進していきます。」
という真摯な答辞が述べられました。
 
何事も例年通りに行うことが難しいこの状況の中、無事に31名の新たな仲間を迎えることができました。
今年度の新入社員研修はWeb形式での実施が中心となりますが、いち早く新型コロナウィルスの感染が終息することを祈るとともに彼らが安心して新入社員研修に取り組められるよう、会社全体で精一杯サポートしていきます。

2021年度新卒社員の内定式を行いました!

2020年10月1日(木)に2021年4月入社予定の方を対象とした内定式を執り行いました。

今年度の内定式は、新型コロナウィルス感染症対策としてWEBでの実施となりました。

式では採用内定通知が執り行われ、これをもって正式内定となりました。

その後、社長から内定者へお祝いの言葉とともに、会社にとって欠かせない「人財」となってほしいという思いを込めて、メッセージを贈られました。

本来であれば、内定式後は懇親会を実施し、当社役員と内定者が交流する機会を設けておりますが、今年度は昨今の状況を鑑みて中止とさせていただきました。

当社役員と内定者が交流する機会は、別日程にて地域ごとに設ける予定です。

春から当社の一員として、一緒に働けることを心から楽しみにしています。

連載コラム
『RPA活用事例』

第6回 Redmineを操作

2020.11.6

業務背景

Redmineはプロジェクト管理を行うのによく使用されるツールです。

しかしRedmine環境にアクセスできない現場の場合、EXCEL台帳に別管理しているという方も多いのではないでしょうか。

情報の一元化の観点から、EXCEL台帳の情報をRedmineに入力している現場も多いと思いますが、この入力作業は二重作業となる上手間がかかる作業です。このような二重作業はロボットに行ってもらい業務の負担を減らしましょう。

今回紹介するのはそのような事例です。

Redmineを利用したことがない方にとってはイメージしにくい事例かもしれませんが、とある台帳から別の台帳に書き写すという“二重作業”を解消する一例としてお読みください。

 

ロボットの概要

※下記文中では弊社製RPAツールecoLLabo RPAでの操作をご紹介していますが、他社製のツールでも同じような定義は作成できると思いますので、画像や手順を読み替えてご参照ください。
 
 

今回は「EXCEL台帳に以下のようにプロジェクト毎に課題管理を行っており、この内容をRedmineに入力する」という事例を考えてみましょう。

この台帳を1件目から最終行に達するまで読み込みながら、内容をRedmineに転記していくロボットを作成してみます。

Redmineではプロジェクト毎にチケットを管理し、該当プロジェクト内で新しいチケットを発行するという方法がよく採られます。つまりプロジェクト名が変わると、プロジェクト名を選択し直して新しいチケットを発行するという動きが必要になります。

この動きを実現するカギが「コントロールブレイク」です。

コントロールブレイクとは「特定の項目を監視して項目の値が変化した時になにがしかの処理を行う」という処理なのですが、「プロジェクト名」を監視対象の項目とすると

① プロジェクト名が同じでない場合…プロジェクト名を選択した後、新しいチケットを発行する。

② プロジェクト名が同じ場合…プロジェクト名を選択せず新しいチケットを発行する。

と異なるチケット発行方法を使い分けることができます。

特定の項目を監視するには、一つ前の行の値と現在の行の値を比べれば良いということになります。

上図のようなフローを作成すればoldPnameという変数に1つ前の行のプロジェクト名が、newPnameという変数に現在の行のプロジェクト名が格納されていますので、両者を比較することによって「プロジェクト名が変わったからプロジェクトを切り替えてから他の項目を転記」しなければいけないのか、「プロジェクト名が変わっていないからそのまま他の項目を転記」すればよいのかという動作の切り分けができるようになります。

 

まとめ

“コントロールブレイク”と言ってしまうといささかプログラムチックになり敬遠してしまうかもしれませんが、今回取り上げた例のように簡単な制御を組み込むだけでロボットがこなしてくれる業務の幅が広がることを実感していただければ幸いです。

 

連載コラム
『RPA活用事例』

第5回 バラバラのデータを取りまとめて一枚のレポートに

2020.9.9

 

業務背景

EXCELやWEBなどバラバラに散らばっているデータから必要な情報を抜き出し、一枚のレポートとしてまとめ、一目で分かる状態にできれば便利ですよね。
しかし、レポート作成作業は手間がかかると感じる場合も多いのではないでしょうか。そこでレポート作成作業をロボットに代行してもらいましょう。
今回紹介するのはそのような事例です。

 

 

 

ロボットの概要

※下記文中では弊社製RPAツールecoLLabo RPAでの操作をご紹介していますが、他社製のツールでも同じような定義は作成できると思いますので、画像や手順を読み替えてご参照ください。
 
 

今回は「自社製品紹介WEBサイトから5点満点のユーザーレビュー点数、EXCELにまとめてある在庫データから在庫数を取得し、一枚のレポートにまとめる」という事例を考えてみましょう。

ExcelからExcelに転記するだけであればマクロ機能を使うこともできますが、今回の例のようにWEB画面からの情報を取得する場合は、人の操作をなぞって自動化のシナリオを構築できるRPAの利点が活きてきます。

 

まず、ロボットで行う処理の流れを考えてみましょう。

①在庫データ(EXCEL)を開く。

②在庫データの製品名、及び在庫数をコピー

③レポートに貼り付け。

④自社製品紹介WEBサイトを開く。

⑤自社製品紹介WEBサイトのユーザーレビュー点数をコピー

⑥レポートに貼り付け。

このような流れになると思います。

 

上記の流れを見て分かるように、今回のロボットの特徴として、操作対象となる画面が②在庫データ→③レポート→⑤WEBサイト→⑥レポートという風に頻繫に遷移していることが挙げられます。

このような特徴のあるロボットを作成する時に有効なのが、待機処理です。

例えば、②の在庫データからデータをコピーする命令はctrl+C、③のレポートに貼り付ける命令はctrl+Vなのですが、レポートに切り替わった後でctrl+Vをしないと正しくデータが貼りつきません。なので、ロボットに「レポートに切り替わるまで待ってからctrl+V」という動きを指示しないといけません。

 

待機処理には

A:一定秒数待つ

B:ある状態になるまで秒数を決めずに待つ

という方法があります。

A方式の方が単純なのですが秒数を決めるのが少々難しいことがあります。待機秒数が短すぎると肝心な画面切り替わりができていないうちに次の処理に入ってしまう可能性もありますし、長すぎると既に画面は切り替わっているのに次の処理に進まないという無駄な待ち時間が発生します。

確実な待機時間が算定できない場合は、B方式の方がすぐれているでしょう。

 

まとめ

今回の例の「在庫データから在庫数を転記する」「自社製品WEBサイトから口コミ点数を転記する」という作業は定型の操作なので、必ずしも人間が実施しないでもロボットに代行させることができます。

この業務をロボットに実現させて時間、手間を浮かせることで、人間は「在庫数と口コミ点数の相関を分析し、販売戦略をたてる」という、より創造的な仕事に注力することができます。

 

連載コラム
『RPA活用事例』

第4回 期限切れ注意喚起メールの送信

2020.7.20

 

業務背景

今回取り上げるお題は「提出期限が迫っているのに未提出な人にリマインドメールを投げる」という業務です。年末調整等の庶務系の書類を収集する時にありがちな業務ですね。

 

ロボットの概要

※下記文中では弊社製RPAツールecoLLabo RPAでの操作をご紹介していますが、他社製のツールでも同じような定義は作成できると思いますので、画像や手順を読み替えてご参照ください。
 
 

今回の処理も前回と同様、リストを1件目から最後まで繰り返すのが業務の軸になります。その繰り返しの中で未提出の人を探し出してメールを投げるというのが一連の処理です。

前回同様、開くファイルを宣言するのはもちろんですが、同時に何列目にどんな情報が入っているかを宣言しておきます。

ここでは

1列目=name=提出者名

2列目=date=提出期日

3列目=mail=提出者のメールアドレス

が入っているのを表しています。

CSVファイルに入っている情報は以下の通りです。

※ecoLLabo RPAの基本機能ではCSVファイルを読み込むことになりますので、当業務例ではExcelを最初にCSV形式で保存し直しています。

 

以上で準備が終わりましたので、メインの処理に入ります。

メインの処理を作るカギが「変数の使用」です。

今回の処理の期日について考えてみましょう。社内で扱う様々な書類の提出期日が毎年同じということは少ないのではないでしょうか。例えば年末調整の書類の期日が2019年度は12月10日、2020年度は12月20日という場合です。ここでポイントとなるのは期日が同じ日付ではなく、“変化する”ということです。

このような場面に変数が登場します。

変数とは、洋服を入れる収納棚のようなものだと考えて下さい。収納棚には自分の好きな洋服を入れることができますよね。

今回の例でいうと、収納棚の中に自分の好きな期日を入れます。2019年度12月10日を入れたければ20191210を入れます。

期日を入れる収納棚には名前をつけましょう。これが変数名に当たります。今回の例ではdeadlineとします。変数名は自身がどのようなものを入れたか分かるような名前にしておくと良いです。今回の例では期日を入れるのでdeadlineという変数名にしています。

収納棚は洋服を入れる前は何も入っていませんよね。deadlineという名前の収納棚の中に最初に20191210を入れたとします。20191210は変数deadlineに最初に代入した値という意味で、変数の初期値と呼び、この作業を変数の初期化と呼びます。

 

2019年度の期日が12月10日だとすれば、変数deadlineの初期値には20191210を設定すれば良いということになります。

 

2020年度の期限が12月20日に変更となった場合を考えてみましょう。変数の初期値には20201220を設定すれば良いということですね。

 

変数deadlineを使い、処理を組み立てると以下のようになります。

 

この処理のポイントは期日チェックです。

期日チェックではCSVファイルの提出期日の情報すなわちdateと変数deadlineの値を比べます。

前回同様、繰り返しの終了条件は「Excelファイルが最終行に達するまで」です。繰り返しはEXCELファイルが2行あるので、2回行われます。1回目の繰り返しでは、date:20191230とdeadline:20191210を比べ、山田太郎さんに催促メールを送信するか否か判定します。この場合、期日を過ぎていないのでスクリプトは呼びだされず、催促メールは送られません。

2回目の繰り返しではdate:20191205とdeadline:20191210を比べ、山田花子さんに催促メールを送信するか否か判定します。この場合、期日を過ぎているのでスクリプトが呼び出され、催促メールが送られます。

 

 

まとめ

今回の例では変数の初期値のみ書き換えれば、一度構築したロボットは期日が年度毎に変更されても使用することができますよね。

業務の中で変化するものは変数に入れることでロボットの修正は最小限で済み、保守性も向上します。業務の中で一度、「これは業務上、値が変化するのではないか。」「これは業務上、常に同じ値ではないか。」と問いかけてみてください。すると、自ずと変数にすべきものが見えてくるはずです。

 

2020年度新入社員の入社式を行いました!

2020年4月1日(水)、2020年度新入社員の入社式を執り行いました。
アルコール消毒や出席者の間隔を2メートルずつあけて実施する等、異例の形の式となりました。
入社式では、社長からの新入社員へのお祝いの言葉とともに、歓迎の意と今後心掛けてもらいたいこととして、

1.自ら考え、自ら行動できる社員になる。

2.プロの自覚と向上心を持ち続ける。

3.いつも感謝の気持ちを忘れず、周りの人から信頼される人になる。

の3点をメッセージとして贈りました。

また、新入社員代表挨拶として、
「社会人としての責任と自覚を持ち、会社発展のために力を尽くしていきます。」
という真摯な答辞が述べられました。
本来開催される予定であった新入社員との懇親会が中止となり残念ではありましたが、無事に新入社員32名を迎えることが出来、今後の活躍により一層期待が高まりました!
現在、新入社員は在宅勤務でのWeb研修を実施していますが、いち早く新型コロナウィルスの感染が終息することを祈るとともに彼らが安心して新入社員研修に取り組められるよう、会社として精一杯サポートしていきます。


連載コラム
『RPA活用事例』

第3回 受注入力代行処理

2019.11.1

業務背景

今回取り上げるお題は「営業さんが受注内容をExcelに記録している。営業事務さんはその内容を元に受注管理システムに入力している」という業務です。

実際にこのような事例があるかどうかはわかりませんが、今回ポイントとして取り上げたい「繰り返し処理を定義することの重要性」を実感していただくには適した事例ですので、お付き合いください。

 

ロボットの概要

※下記文中では弊社製RPAツールecoLLabo RPAでの操作をご紹介していますが、他社製のツールでも同じような定義は作成できると思いますので、画像や手順を読み替えてご参照ください。
 
 

今回作成するロボットは営業事務さんの身代わりとなるものです。ですので、営業事務さんの普段の作業を分解するところから始めてみましょう。

 

“業務背景”の章で挙げた業務にあたって営業事務さんの作業は以下のような流れになっていると思います。

<準備段階>

①入力先の受注管理システムを開きログインする。

②営業さんが記録したExcelファイルを開く。

<メイン処理>

③Excel1行目の情報を読み出す。

④Excelの内容を受注管理システムに入力して、登録ボタンを押す。

⑤Excel2行目の情報を読み出す…Excel最後の行まで繰り返す。

 

準備段階の処理は比較的簡単です。受注管理システムのURLでブラウザを起動してログイン画面のID欄、パスワード欄に代理入力する仕組みを定義します。

本当はIDとパスワードはセキュリティ保護のためにスクランブルをかけた方がよいのですが、ここではイメージのしやすさのために平文にしています。

この手続きでログインができましたので、準備の②Excelファイルを開く処理を行います。

 

開くファイルを宣言するのはもちろんですが、同時に何列目にどんな情報が入っているかを宣言しておきます。

ここでは

1列目=customer=顧客名

2列目=item=商品名

3列目=money=代金

が入っているかを表しています。

※ecoLLabo RPAの基本機能ではCSVファイルを読み込むことになりますので、当業務例ではExcelを最初にCSV形式で保存し直しています。

 

以上で準備が終わりましたので、メインの処理に入ります。

メインの処理を作るカギが「繰り返し定義」です。

ファイルを開いてみると上記のような内容が入っています。実際に営業事務さんが業務をする場合は、このファイルを見て「今日は3件入力しなければいけないね」とすぐに判別できると思いますが、このファイルの内容は日によって異なるはずで、100件入っている営業成績好調な日もあれば、1件も入っていない残念な日もあります。なので「3行分入力処理を繰り返す」という定義にしてしまうのはあまり歓迎できません。せっかく100件受注できたのに3件しか入力しないのも困りますし、1件も入っていない日は無駄に3周入力処理をすることになります。

 

繰り返しを定義するときに重要なのは、どういう状態の時に繰返しを継続して、どういう状態になったら終了するかという終了条件を明確にすることです。終了条件は回数で設定することもありますし、状態の変化(例えば、名簿を年齢順に並べて「20歳以上になったら終了」という風に)で設定することもあります。

今回の例では「Excelファイルが最終行に達するまで繰り返し」と定義することで実現できます。その繰り返しの中でExcelファイル1行分の情報を受注管理システムに入力する処理を定義します。

 

赤枠で囲った2か所が繰り返しの始点と終点で、この2つに囲まれた緑枠の部分がExcel1行分の情報を受注管理システムに入力する処理です。

 

まとめ

普段の業務では「繰り返しの終了条件」ということをあまり明確に意識しないかもしれませんが、本当は暗黙裡に自分の中で終了条件を定めて業務に臨んでいるはずですね。この条件を明確に伝えてあげれば、ロボットは業務効率化の強い味方になることと思います。

 

2020年度新卒社員の内定式を行いました!

2019年10月1日(火)に2020年4月入社予定の方を対象とした内定式を執り行いました。

内定者全員にご出席いただき、内定者へ採用内定通知書の手交が執り行われ、これをもって正式内定となりました。

役員との懇談会では、社長から内定者へお祝いの言葉とともに、会社にとって欠かせない「人財」となってほしいという思いを込めて、メッセージを贈られました。

その後は宴会場に会場を移し、懇親会を行いました。
懇親会では、内定者一人ひとりが前に出て自己紹介を行いました。
緊張しながらも堂々とお話されており、今後の皆様の成長がより一層楽しみになりました。
自己紹介が終わった後は、役員と和やかなムードで親睦を深めて頂きました。
春から一緒に働けることを心から楽しみにしています。

連載コラム
『RPA活用事例』

第2回 たくさんある業務サーバの動作確認

2019.10.8

業務背景

色々な業務がシステム化され、業務サーバがたくさん起動されているような環境では、各サーバの動作確認をするのも一苦労ではないでしょうか。

運用管理ソフトで一括管理できるようにする方法もありますが、単純に人が目視で動作確認をするような場合であれば確認業務をロボットに代行してもらうことも一手です。

今回はそのような事例をご紹介します。

ロボットの概要

※下記文中では弊社製RPAツールecoLLabo RPAでの操作をご紹介していますが、他社製のツールでも同じような定義は作成できると思いますので、画像や手順を読み替えてご参照ください。


1.異常な状態の検知

まずは「何をもって異常な状態を検知するか」というのを考えてみます。データベースが停止している、ネットワークが切断されている、様々な異常状態が考えられますが、その各々の異常状態を列挙するのは少々大変です。

そこで逆転の発想で「正常じゃない状態を異常とする」という検知の仕方を考えてみましょう。

正常な状態の画面の画像を定義しておいて

この画像が見つからなければ「正常ではない=異常」と判断するという作戦です。

ただし、上記の画面には“顧客名”、“住所”という欄があり、この値は状況によって変わりうるとします。その場合、上記の画像全体を記憶して画像検索をしてしまうと、正常か異常かの判断が誤ってしまう可能性があります。

なので、可変な領域を避けて画像を記憶させておくことにします。

そして、画像検索の結果、見つかったか/見つからなかったかの条件分岐を定義します。


2.異常検知時の業務デザイン

条件分岐ができたら、正常な時、異常な時、各々の業務デザインをします。

例えば、確認結果を人間に知らせる方法では

  • ●正常でも異常でも検知するごとにログに残す
  • ●正常な時はそのまま、異常な時のみ担当者にメールをする

というバリエーションが考えられます。

また、確認処理を継続するかどうかも

  • ●異常が検知された時点で確認処理をやめる
  • ●異常が検知されればログやメールを残すが確認処理は継続する

というバリエーションが考えられます。

これらの業務デザインを決めた上で、ロボットにふるまいを教えてあげます。

まとめ

このようにRPAを使って定型業務を自動化することができます。

特に難しいことは考えないでいいのですが、日頃、自然な流れでやっている業務をあらためて見つめ直す必要があるかもしれません。

「自分は何を見て異常かどうかを判断しているのだろう」

「自分は異常が検知されたときにどういう対応をしているのだろう」

このあたりが分解できれば、ロボットは強い味方になってくれます。

連載コラム
『RPA活用事例』

第1回 活用事例一覧

2019.8.30

RPAはRobotic Process Automationの略です。
ロボットによる業務の自動化、さてどんな業務に適用できるのでしょうか。
当社では展示会などで、事例のご提案パンフレットを配布させていただいています。
その内容を当ページでも連載形式でご紹介していこうと思います。

業務事例一覧

事例としてご紹介するのは以下の6つです。

1.たくさんある業務サーバの動作確認
2.受注入力代行処理
3.期限切れ注意喚起メールの送信
4.バラバラのデータを取りまとめて1枚のレポートに
5.Redmineを操作
6.作業手配の効率運営で管理者の負担を軽減
RPAといえば総務系の業務の効率化を想像される方も多いかもしれません。確かに総務系の業務の方が相性がいいのですが、1.や5.などシステム開発や運用管理のシーンにも適用できます。
また、操作を記録させることでプログラムの知識がなくても自動化を実現できるのが大きな強みではありますが、システム開発と組み合わせればより大きな効果を発揮する6.のような事例もあります。
月に一度程度の頻度にはなりますが、少しずつご紹介して参ります。
よろしくお願いします。