今回は「EXCEL台帳に以下のようにプロジェクト毎に課題管理を行っており、この内容をRedmineに入力する」という事例を考えてみましょう。

この台帳を１件目から最終行に達するまで読み込みながら、内容をRedmineに転記していくロボットを作成してみます。

Redmineではプロジェクト毎にチケットを管理し、該当プロジェクト内で新しいチケットを発行するという方法がよく採られます。つまりプロジェクト名が変わると、プロジェクト名を選択し直して新しいチケットを発行するという動きが必要になります。

この動きを実現するカギが「コントロールブレイク」です。

コントロールブレイクとは「特定の項目を監視して項目の値が変化した時になにがしかの処理を行う」という処理なのですが、「プロジェクト名」を監視対象の項目とすると

① プロジェクト名が同じでない場合…プロジェクト名を選択した後、新しいチケットを発行する。

② プロジェクト名が同じ場合…プロジェクト名を選択せず新しいチケットを発行する。

と異なるチケット発行方法を使い分けることができます。

特定の項目を監視するには、一つ前の行の値と現在の行の値を比べれば良いということになります。

上図のようなフローを作成すればoldPnameという変数に１つ前の行のプロジェクト名が、newPnameという変数に現在の行のプロジェクト名が格納されていますので、両者を比較することによって「プロジェクト名が変わったからプロジェクトを切り替えてから他の項目を転記」しなければいけないのか、「プロジェクト名が変わっていないからそのまま他の項目を転記」すればよいのかという動作の切り分けができるようになります。

まとめ

今回は「自社製品紹介WEBサイトから5点満点のユーザーレビュー点数、EXCELにまとめてある在庫データから在庫数を取得し、一枚のレポートにまとめる」という事例を考えてみましょう。

ExcelからExcelに転記するだけであればマクロ機能を使うこともできますが、今回の例のようにWEB画面からの情報を取得する場合は、人の操作をなぞって自動化のシナリオを構築できるRPAの利点が活きてきます。

まず、ロボットで行う処理の流れを考えてみましょう。

①在庫データ（EXCEL）を開く。

②在庫データの製品名、及び在庫数をコピー

③レポートに貼り付け。

④自社製品紹介WEBサイトを開く。

⑤自社製品紹介WEBサイトのユーザーレビュー点数をコピー

⑥レポートに貼り付け。

このような流れになると思います。

上記の流れを見て分かるように、今回のロボットの特徴として、操作対象となる画面が②在庫データ→③レポート→⑤WEBサイト→⑥レポートという風に頻繫に遷移していることが挙げられます。

このような特徴のあるロボットを作成する時に有効なのが、待機処理です。

例えば、②の在庫データからデータをコピーする命令はctrl+C、③のレポートに貼り付ける命令はctrl+Vなのですが、レポートに切り替わった後でctrl+Vをしないと正しくデータが貼りつきません。なので、ロボットに「レポートに切り替わるまで待ってからctrl+V」という動きを指示しないといけません。

待機処理には

A：一定秒数待つ

B：ある状態になるまで秒数を決めずに待つ

という方法があります。

A方式の方が単純なのですが秒数を決めるのが少々難しいことがあります。待機秒数が短すぎると肝心な画面切り替わりができていないうちに次の処理に入ってしまう可能性もありますし、長すぎると既に画面は切り替わっているのに次の処理に進まないという無駄な待ち時間が発生します。

確実な待機時間が算定できない場合は、B方式の方がすぐれているでしょう。

まとめ

今回の処理も前回と同様、リストを１件目から最後まで繰り返すのが業務の軸になります。その繰り返しの中で未提出の人を探し出してメールを投げるというのが一連の処理です。

前回同様、開くファイルを宣言するのはもちろんですが、同時に何列目にどんな情報が入っているかを宣言しておきます。

ここでは

1列目＝name＝提出者名

2列目＝date＝提出期日

3列目＝mail＝提出者のメールアドレス

が入っているのを表しています。

CSVファイルに入っている情報は以下の通りです。

この処理のポイントは期日チェックです。

期日チェックではCSVファイルの提出期日の情報すなわちdateと変数deadlineの値を比べます。

前回同様、繰り返しの終了条件は「Excelファイルが最終行に達するまで」です。繰り返しはEXCELファイルが2行あるので、2回行われます。1回目の繰り返しでは、date：20191230とdeadline：20191210を比べ、山田太郎さんに催促メールを送信するか否か判定します。この場合、期日を過ぎていないのでスクリプトは呼びだされず、催促メールは送られません。

2回目の繰り返しではdate：20191205とdeadline：20191210を比べ、山田花子さんに催促メールを送信するか否か判定します。この場合、期日を過ぎているのでスクリプトが呼び出され、催促メールが送られます。

まとめ

今回作成するロボットは営業事務さんの身代わりとなるものです。ですので、営業事務さんの普段の作業を分解するところから始めてみましょう。

“業務背景”の章で挙げた業務にあたって営業事務さんの作業は以下のような流れになっていると思います。

＜準備段階＞

①入力先の受注管理システムを開きログインする。

②営業さんが記録したExcelファイルを開く。

＜メイン処理＞

③Excel1行目の情報を読み出す。

④Excelの内容を受注管理システムに入力して、登録ボタンを押す。

⑤Excel2行目の情報を読み出す…Excel最後の行まで繰り返す。

準備段階の処理は比較的簡単です。受注管理システムのURLでブラウザを起動してログイン画面のＩＤ欄、パスワード欄に代理入力する仕組みを定義します。

本当はIDとパスワードはセキュリティ保護のためにスクランブルをかけた方がよいのですが、ここではイメージのしやすさのために平文にしています。

この手続きでログインができましたので、準備の②Excelファイルを開く処理を行います。

開くファイルを宣言するのはもちろんですが、同時に何列目にどんな情報が入っているかを宣言しておきます。

ここでは

1列目＝customer＝顧客名

2列目＝item＝商品名

3列目＝money＝代金

が入っているかを表しています。

※ecoLLabo RPAの基本機能ではCSVファイルを読み込むことになりますので、当業務例ではExcelを最初にCSV形式で保存し直しています。

以上で準備が終わりましたので、メインの処理に入ります。

メインの処理を作るカギが「繰り返し定義」です。

ファイルを開いてみると上記のような内容が入っています。実際に営業事務さんが業務をする場合は、このファイルを見て「今日は３件入力しなければいけないね」とすぐに判別できると思いますが、このファイルの内容は日によって異なるはずで、100件入っている営業成績好調な日もあれば、1件も入っていない残念な日もあります。なので「3行分入力処理を繰り返す」という定義にしてしまうのはあまり歓迎できません。せっかく100件受注できたのに３件しか入力しないのも困りますし、1件も入っていない日は無駄に３周入力処理をすることになります。

繰り返しを定義するときに重要なのは、どういう状態の時に繰返しを継続して、どういう状態になったら終了するかという終了条件を明確にすることです。終了条件は回数で設定することもありますし、状態の変化（例えば、名簿を年齢順に並べて「20歳以上になったら終了」という風に）で設定することもあります。

今回の例では「Excelファイルが最終行に達するまで繰り返し」と定義することで実現できます。その繰り返しの中でExcelファイル1行分の情報を受注管理システムに入力する処理を定義します。

赤枠で囲った2か所が繰り返しの始点と終点で、この２つに囲まれた緑枠の部分がExcel１行分の情報を受注管理システムに入力する処理です。

まとめ

そこで逆転の発想で「正常じゃない状態を異常とする」という検知の仕方を考えてみましょう。

正常な状態の画面の画像を定義しておいて

この画像が見つからなければ「正常ではない＝異常」と判断するという作戦です。

ただし、上記の画面には“顧客名”、“住所”という欄があり、この値は状況によって変わりうるとします。その場合、上記の画像全体を記憶して画像検索をしてしまうと、正常か異常かの判断が誤ってしまう可能性があります。

なので、可変な領域を避けて画像を記憶させておくことにします。

そして、画像検索の結果、見つかったか／見つからなかったかの条件分岐を定義します。

例えば、確認結果を人間に知らせる方法では

• ●正常でも異常でも検知するごとにログに残す
• ●正常な時はそのまま、異常な時のみ担当者にメールをする

というバリエーションが考えられます。

また、確認処理を継続するかどうかも

• ●異常が検知された時点で確認処理をやめる
• ●異常が検知されればログやメールを残すが確認処理は継続する

というバリエーションが考えられます。

これらの業務デザインを決めた上で、ロボットにふるまいを教えてあげます。

まとめ